Partner

Für unsere leistungsfähigen Lösungen rund um IT, Internet, Telekommunikation und Cloud arbeiten wir mit führenden Hard- und Softwarepartnern zusammen. Hardware, Software und Zubehör beschaffen wir für Firmenkunden auch projektunabhängig.

MailStore

Willkommen bei Heidelberg iT - Ihrem MailStore Partner für Heidelberg und die Metropolregion Rhein-Neckar.

 

 

Wir bieten:

  • Beratung und Einführung von professionellen Software-Lösungen zur gesetzeskonformen DSGVO-konformen E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen

  • Zusammenarbeit mit MailStore, dem deutschen Spezialist für rechtssichere E-Mail-Archivierung und führenden Hersteller von E-Mail-Archivierungslösungen
  • Erfahrung und aussagekräftige Referenzen im Bereich E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung

als wichtiger Baustein zur Umsetzung der DSGVO

E-Mail-Archivierung als wichtiger Baustein zur Umsetzung der DSGVO

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ist eine unternehmensweite Aufgabenstellung und erfordert neben einem technischen Maßnahmenpaket auch organisatorische und prozessuale Regelungen. Insofern ist der Einsatz einer Software für die E-Mail-Archivierung im Hinblick auf die Data Compliance im Bereich E-Mail-Management zielführend.

Betroffen sind insbesondere folgende Bereiche:

  • Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOM), wie bspw. die Verschlüsselung von Daten
  • Dokumentationsanforderungen beim Einsatz von IT-Systemen (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz-Folgeabschätzung etc.)
  • Rechenschaftspflichten hinsichtlich der Einhaltung und Dokumentation der getroffenen Maßnahmen
  • Strenge Anforderungen an die Gestaltung von Einwilligungen und an die Zweckbindung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Informationspflichten und Betroffenenrechte (z.B. Auskunft, Recht auf Vergessenwerden)
  • Neue Regelungen zum internationalen Datenaustausch, internationale Anwendbarkeit der DSGVO und die Einführung einer sog. federführenden Aufsichtsbehörde als alleiniger Ansprechpartner („One Stop Shop“-Prinzip)


Eine wesentliche Voraussetzung, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, ist Ordnung und Transparenz beim Umgang mit den personenbezogenen Daten. Das beginnt mit der Erhebung, geht über die Speicherung, den Zugriff und die Verarbeitung bis hin zur Löschung der Daten.

Die E-Mail-Archivierung ist dabei ein wichtiger Baustein im Gesamtbild des Umgangs mit Daten und Informationen in einem Unternehmen. So erleichtert eine professionelle E-Mail-Archivierung die Data Governance im Unternehmen oder macht sie überhaupt erst möglich.

Konkret unterstützt MailStore Server bei der Umsetzung der DSGVO in folgenden Punkten:


Auskunftsfähigkeit
MailStore Server ermöglicht durch die integrierten Funktionen zum Suchen und Extrahieren von Daten alle E-Mails und Dateianhänge, beispielsweise zu einem Kunden oder Mitarbeiter, umgehend zur Einsicht bereitzustellen. Damit sind Sie gegenüber Dritten jederzeit auskunftsfähig und können wichtige Nachweise erbringen, wer wann welche E-Mails eingesehen hat.

Recht auf Vergessenwerden
Bestimmte personenbezogene Informationen und Dokumente sind revisionssicher mit
Schutz vor Löschung und Manipulation (nach gesetzlichen Fristen) aufzubewahren. Demgegenüber gilt das „Recht auf Vergessenwerden“. Die Funktionen für das Lösch- und Aufbewahrungsmanagement von MailStore Server ermöglichen, beide Anforderungen zu erfüllen. Damit sind Sie in der Lage, revisionssicher archivierte Informationen nachweisbar und entsprechend der DSGVO zu löschen.

Schutz der Daten vor (Mit-) und Einsichtnahme
Daten und somit auch die E-Mails, sowie an diese angehängten Dokumente sind vor der
Mit- und Einsichtnahme durch Unbefugte zu schützen. Die Verschlüsselungsmechanismen in MailStore Server schützen die archivierten Daten. Die Möglichkeiten des Berechtigungskonzeptes können den Kreis der zur Einsichtnahme Berechtigten auf ein Minimum begrenzen.
Eine kryptografische Signatur, die man exportierten E-Mails hinzufügen kann, stellt sicher, dass exportierte E-Mails selbst außerhalb des Archivs vor Manipulationen geschützt bleiben.

Nachvollziehbarkeit
Der Audit-Log innerhalb von MailStore Server ermöglicht eine lückenlose und ausführliche Nachvollziehbarkeit und Belegbarkeit der Tätigkeiten (e-Discovery) innerhalb des Archivsystems.

Warum Sie von einer E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore profitieren:

Die Software „made in Germany“ bietet nicht nur eine manipulationssichere, gesetzestreue und DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung, sondern auch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive intuitiver Bedienbarkeit – und das sowohl als Servervariante als auch als Service Provider-Edition.

Die Vorteile im Überblick:

  1. Rechtliche Sicherheit
    • Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben
    • E-Mails als Beweis nutzen
    • Effiziente e-Discovery über alle E-Mails
  2. Schutz vor Datenverlust
    • 100% vollständige Archivierung
    • Unabhängigkeit von PST-Dateien
    • Unabhängigkeit von den Anwendern
  3. Storage-Anforderungen reduzieren
    • Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server
    • Bis zu 70% Speicherplatz einsparen
    • Integrierte Speichertechnologie, keine SQL-Server erforderlich
  4. Backup und Restore vereinfachen
    • Backup- und Restore-Zeiten verkürzen
    • One-Click-Restore für Anwender
    • Verfügbarkeit im Schadensfall
  5. Produktivität steigern
    • Extrem schnelle Volltextsuche
      Hohe Akzeptanz bei Anwendern, da intuitiv bedienbar
      Postfachbegrenzungen abschaffen
Sie möchten mehr über rechtssichere E-Mail-Archivierung erfahren?
Senden Sie Ihre Anfragen per E-Mail an info@heidelberg-it.de oder vereinbaren Sie noch heute einen persönlichen Termin.

Ihr Ansprechpartner bei Heidelberg iT:
 
       Philipp Beitz

       Heidelberg iT Management GmbH & Co. KG
       Kurpfalzring 110, 69123 Heidelberg

       Tel.: +49 6221 407-540
       Fax: +49 6221 407-505
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